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秘書(shū)收集資料的意義、路徑與要求
秘書(shū)收集資料的意義、路徑與要求
口米廣弘
資料是秘書(shū)寫(xiě)作的寶貴財(cái)富和堅(jiān)硬基石，是所有精神產(chǎn)品必不可少的原材料。資料對(duì)于秘書(shū)工作者而言意義非凡，秘書(shū)的思想從資料中提煉，道理從資料中闡發(fā)，經(jīng)驗(yàn)從資料中總結(jié)。在當(dāng)今信息化時(shí)代，收集和累積資料顯得尤為重要，每一位秘書(shū)都應(yīng)將這項(xiàng)工作做細(xì)做好，保證資料收集有條不紊，從而撰寫(xiě)出有精義張力、材料翔實(shí)、內(nèi)容豐富的好文稿。
一、資料收集的含義
資料是過(guò)去和當(dāng)前在實(shí)踐過(guò)程中形成的具有各類(lèi)保存價(jià)值的文字、圖像、聲音等各種介質(zhì)不同形式的歷史紀(jì)錄。資料記載了真實(shí)的歷程、研究的成果，是廣大文字工作者智慧的結(jié)晶，具有珍貴的史料價(jià)值，它能為秘書(shū)寫(xiě)作提供科學(xué)的依據(jù)和借鑒。收集是獲取資料的前提和條件，從無(wú)到有、聚沙成塔日漸累積起來(lái)；保存是資料形成的基礎(chǔ)，保存的目的是為了更好地查閱資料。資料豐富，秘書(shū)寫(xiě)文章時(shí)就能信手拈來(lái)；相反如果資料匱乏，則捉襟見(jiàn)肘、閉門(mén)造車(chē)。因此資料的收集和積累對(duì)于秘書(shū)寫(xiě)作具有舉足輕重的作用。
二、秘書(shū)收集資料的重要意義
資料是重要的信息資源，是秘書(shū)寫(xiě)作用之不竭的源泉，領(lǐng)導(dǎo)決策有力的佐證，因此秘書(shū)收集資料有著重要意義。
首先，秘書(shū)收集資料可為文件寫(xiě)作提供有力依據(jù)。秘書(shū)研究資料是提高寫(xiě)作質(zhì)量的有力舉措，是提高文件科學(xué)化水平的迫切需要，是文字發(fā)展規(guī)律的體現(xiàn)和秘書(shū)事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求。隨著秘書(shū)工作的改革和深入，資料的研究已經(jīng)成為秘書(shū)寫(xiě)作能力的一部分，為領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)講話、出思想、提建議離不開(kāi)對(duì)資料的研究，從資料中發(fā)現(xiàn)亮點(diǎn)，為文件的寫(xiě)作提供有力保障。
其次，收集資料是調(diào)研不可或缺的環(huán)節(jié)。調(diào)查研究是機(jī)關(guān)深入實(shí)際、聯(lián)系群眾、了解反映社情民意、了解黨和國(guó)家方針政策貫徹落實(shí)情況的重要途徑。調(diào)研工作使命重大，調(diào)研在多角度論證中完善，在反復(fù)推敲中思索，在精心撰寫(xiě)中提純，其成果的撰寫(xiě)需要上乘和完備的一手資料，即所謂“七分研究資料，三分潛心寫(xiě)作”。秘書(shū)只有通過(guò)實(shí)地調(diào)研，發(fā)揮智力優(yōu)勢(shì)，才能提高寫(xiě)作質(zhì)量，把調(diào)研成果轉(zhuǎn)化為行為實(shí)效，為黨政科學(xué)決策提供參考。
再次，收集的資料是制定工作計(jì)劃的參考。秘書(shū)制定工作計(jì)劃，需要研究工作要點(diǎn)，選準(zhǔn)角度，確立范圍，科學(xué)制定。在制定計(jì)劃過(guò)程中，秘書(shū)能深刻地了解自身工作的優(yōu)勢(shì)與不足，引領(lǐng)工作開(kāi)展的方向，對(duì)秘書(shū)工作進(jìn)行宏觀調(diào)控。通過(guò)收集相關(guān)資料，整合梳理，對(duì)材料綜合分析，有利于秘書(shū)工作計(jì)劃的順利進(jìn)行，形成內(nèi)外結(jié)合、上下聯(lián)動(dòng)、協(xié)同攻關(guān)的強(qiáng)大合力。
最后，收集資料可為辦會(huì)提供豐富的借鑒經(jīng)驗(yàn)。辦文、辦事、辦會(huì)是秘書(shū)必備的三種技能。各種會(huì)議文件都是各機(jī)關(guān)團(tuán)體秘書(shū)處和研究室集體字字推敲的精華稿件，領(lǐng)導(dǎo)的講話和致辭也都是為會(huì)議量身打造的，有許多獨(dú)到的觀點(diǎn)和值得領(lǐng)會(huì)的精神，把這些有實(shí)用價(jià)值的材料保存起來(lái)，不僅能為今后舉辦大型會(huì)議提供豐富的信息服務(wù)，也可極大地豐富會(huì)議的內(nèi)涵。
三、秘書(shū)收集資料的路徑
資料的收集是一項(xiàng)既繁冗又細(xì)致的工作，眼下各類(lèi)信息泥沙俱下，要想收集到全面、有價(jià)值的素材，秘書(shū)必須靈活運(yùn)用多種方法，多渠道、多角度、多形式吸收梳理，建立自己的“素材庫(kù)”。只有這樣，才能提高文字駕馭能力，使參謀輔政、政務(wù)服務(wù)職能得以發(fā)揮，進(jìn)而確保機(jī)關(guān)政令暢通。筆者認(rèn)為收集資料的路徑有以下幾種：
�。ㄒ唬┎┯[群書(shū)，細(xì)微收集。閱讀大量有益的書(shū)籍能夠夯實(shí)文字基礎(chǔ)，加強(qiáng)內(nèi)在底蘊(yùn)�！俺？葱刂杏斜�，常寫(xiě)筆下生花”，寫(xiě)作能力的提高并非一日之功，也無(wú)捷徑可走，關(guān)鍵在于勤學(xué)多練，收集素材，不斷地積累寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)，探索寫(xiě)作技巧，只有這樣才能集腋成裘、厚積薄發(fā)。荀子在《勸學(xué)》中說(shuō)：不積跬步，無(wú)以至千里，不積小流，無(wú)以成江海。平時(shí)閱讀大量的書(shū)籍名著，在起草文稿時(shí)就可以引經(jīng)據(jù)典、妙筆生花。
（二）剪貼報(bào)刊，細(xì)化內(nèi)容。報(bào)刊上的文章時(shí)效性強(qiáng)，政策水平較高，觀點(diǎn)理論前沿，能夠及時(shí)地反映新成就和新動(dòng)向。為此，秘書(shū)應(yīng)培養(yǎng)細(xì)心閱讀的習(xí)慣，制作剪貼本，從專(zhuān)題角度對(duì)從報(bào)刊上收集的文章分類(lèi)存放，匯編成集，細(xì)化內(nèi)容，注明出處，便于查閱研究。雖然收集資料是件苦差事，但是真正做學(xué)問(wèn)的人，都離不開(kāi)從報(bào)刊中摘抄，這是經(jīng)驗(yàn)之談。秘書(shū)應(yīng)善于從報(bào)刊中汲取精華，見(jiàn)微知著，日久天長(zhǎng)在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)中就能“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處。
�。ㄈ┏酝肝募�(xì)致歸納。掌握黨和國(guó)家的路線、方針、政策，密切留意中央有關(guān)重要文件，同時(shí)關(guān)注下級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告，了解平級(jí)機(jī)關(guān)的往來(lái)文書(shū)以及各種內(nèi)參、簡(jiǎn)報(bào)、專(zhuān)報(bào)等，將其中有用的部分歸納理解并消化吸收，記于心中以備參考，從而總結(jié)提煉出對(duì)全局工作有指導(dǎo)意義的觀點(diǎn)和看法。
（四）隨時(shí)筆記，細(xì)心整理。在平時(shí)的工作實(shí)踐中，秘書(shū)人員要時(shí)時(shí)觀察，處處留意，把自己所看所想所感所悟隨時(shí)記錄下來(lái)。明代著名旅行家徐霞客，遍訪名山大川，浪跡天涯海角，為了獲得準(zhǔn)確的第一手資料，大都徒步旅行，披星戴月，風(fēng)餐露宿，無(wú)論環(huán)境多么惡劣，身體多么疲憊，條件多么差勁，每次考察都堅(jiān)持記日記，置入囊中，久而久之，心得頗多，細(xì)心整理，便成游記，給后人留下了寶貴財(cái)富。寫(xiě)筆記是觀察現(xiàn)實(shí)和積累創(chuàng)作素材的重要手段，不僅鍛煉筆頭功夫還能加深對(duì)資料的記憶。秘書(shū)必須具備角色意識(shí)和對(duì)事物的敏感性，耳聰目明，手快腿勤，利用各種機(jī)會(huì)、各種場(chǎng)合，隨時(shí)隨地地做筆記。
除上述路徑外，還有其他收集的渠道：檔案是歷史的記錄，大量史料可供實(shí)際工作參考；大事記是最原始、最準(zhǔn)確的一手資料，對(duì)于所轄所屬地方事件的始末都有詳細(xì)記載；將互聯(lián)網(wǎng)上有價(jià)值的信息下載保存到資料夾可備不時(shí)之需；另外報(bào)刊的索引，新出版的某一方面論文集錦，年終的圖文目錄等資料也極具參考價(jià)值，值得收集。
四、秘書(shū)收集資料的要求
收集資料是一項(xiàng)艱苦卓絕的文字工程，要具備一定的素養(yǎng)，采取有效的措施，進(jìn)而保證資料的完整性和系統(tǒng)性。一般而言，收集時(shí)應(yīng)遵循以下要求：
�。ㄒ唬┲矣谑聦�(shí)，客觀準(zhǔn)確。秘書(shū)在收集資料時(shí)，要慎之又慎，注重實(shí)際情況，確保資料真實(shí)可靠、完整全面�！皩幾昀浒宓剩粚�(xiě)文章一句空”，對(duì)浩如煙海的資料要作去偽存真、去粗取精的取舍。只有資料出處權(quán)威，才能深刻挖掘歷史和如實(shí)闡釋背景，因此對(duì)資料的每一個(gè)細(xì)節(jié)、每一個(gè)數(shù)字、人名和時(shí)間都要核準(zhǔn)，不摻雜個(gè)人看法，忠于事實(shí)，客觀準(zhǔn)確。
�。ǘ┟鞔_目標(biāo)，勇于創(chuàng)新，，秘書(shū)人員收集資料要做到“眼勤、耳勤、手勤”：眼勤表現(xiàn)為閱讀涉獵廣泛，海量閱讀，累積資料；耳勤指注重留心平日新聞報(bào)道、各種形式的講話，捕捉有用的信息和資料；手勤即為勤抄勤記，摘錄精華及時(shí)筆記。秘書(shū)要在話語(yǔ)體系上有所創(chuàng)新，寫(xiě)作內(nèi)容上有所更新，創(chuàng)作方法上有所革新，充分體現(xiàn)新成果，優(yōu)化資料資源配置，做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)價(jià)值再造。
�。ㄈ毓手�，加強(qiáng)鞏固。常言說(shuō)：“記而不看一陣風(fēng)，記而不用一場(chǎng)空�！毖巯赂黝�(lèi)知識(shí)更新極快，秘書(shū)要緊跟時(shí)代，把握風(fēng)向，快人一拍，堅(jiān)持不懈，贏得主動(dòng)，對(duì)資料常收常看，常翻常閱，加強(qiáng)鞏固，切忌束之高閣，最終徒勞無(wú)益。毛澤東的秘書(shū)田家英雖然學(xué)歷不高，但長(zhǎng)期善于收集，勤于寫(xiě)作，溫故知新，一以貫之，終成大家。
�。ㄋ模┓珠T(mén)別類(lèi)，明晰直白。秘書(shū)在廣泛占有資料的基礎(chǔ)上還應(yīng)做到：一是條分縷析，了然于胸。將相同的內(nèi)容和關(guān)聯(lián)程度深的資料編排到一起，使之系統(tǒng)化和條理化，以便駕輕就熟地調(diào)用資料。二是標(biāo)注明朗，查找便捷。按照時(shí)間順序建立索引條目，便于日后查詢(xún)和判斷。三是提煉標(biāo)題，裝訂精巧。對(duì)每一版塊文字材料概括提煉出標(biāo)題，使之意思完整、眉目清楚、井然有序，增強(qiáng)實(shí)際操作性；此外還要注意裝訂精巧，方便攜帶，確保持久耐用。
（作者單位：中央統(tǒng)戰(zhàn)部研究室）
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